説明するな伝えろ

進捗報告、設計書のレビュー、上司やステークホルダーへの報告など、様々な場面で、資料の説明を受けることがありますが、多くの人が、資料を一生懸命に説明しています。

たくさんの時間をかけて、考えて、苦労して作成した資料ですから、すべてをくまなく説明したい気持ちは非常によくわかるのですが、資料から視線を一切上げずに、ただ読み上げるだけでは、ほとんど相手に伝わりません。

資料を読んで理解できるのであれば、自分で読んだ方がはるかに速いです。

説明するという意識を捨てる

相手に伝え、理解することが目的であれば、資料を説明するという意識を捨ててください。

いちいち相手の反応を気にして、理解できているかを確認しながら、説明するのではなく、伝えることに意識を集中してください。

相手のしぐさを注意深く観察し、首をかしげていたら、補足したり、例をあげたり、どの部分がわからないのかと質問したりしてください。

うなっていたら、少し間をおいて、続けるように言われるまで、じっと待っていましょう。

「もっと詳しく説明しなければわからないのではないか」「過去にさかのぼって、背景や経緯から説明しなければ」などと自分よがりに説明をしようとせずに、相手のペースに合わせて、ゆっくりと端的にわかりやすく、言葉を区切って、伝えてください。

自分が説明しているかどうかを判断するには、一通り説明し終わったあとに、「で、何がいいたいの？」的な言葉が返って来たら、伝えることに失敗しています。

これを避けるには、予め自分で、自分に、「で、何が言いたいの？」と問いかけてください。