ステアリングコミッティでは何を報告すべきか

ステアリングコミッティとは、大規模プロジェクトでステークホルダーの代表者が参加して、プロジェクトの意思決定を行う委員会のことです。

通常は、部長級や役員などが参加し、プロジェクトの方針や方向性などについて、決定します。

ＰＭが進捗状況や課題、リスクなどを報告し、今後の対応や対策について提案を行い、承認を得るという流れが一般的です。

ステアリングコミッティをうまく利用する

プロジェクトに遅延が発生している場合のステアリングコミッティは、ＰＭが、どのように遅延を挽回するのか提案し、承認を得ることになりますが、スケジュール通りに進行している場合は、特に承認を得る必要もないので、すぐに会議は終了することもあります。

しかし、それではもったいないです。

せっかく、忙しい合間を縫って、部長級や役員の方の時間を確保できているのですから、もっと有効にステアリングコミッティを活用しましょう。

現時点で問題や課題が発生していなくても、今後、顕在化する可能性のあるリスクについてその対策を認知してもらうことができます。

部長や役員にまで出世した人ですから、マネジメントには長けているはずです。

ですから、今後顕在化するかもしれないリスクについて報告し、そのリスク対策について考えていることを報告し、理解を得ることで、部長、役員の頭にはリスクが顕在化したときの覚悟ができます。

また、もしかすると、リスクが顕在化しないように、関係部署に手を回してもらえるかもしれません。

もしくは、その場で、プロジェクト外の組織に対して、働きかけるように言ってくれるかもしれません。

プロジェクト外の組織メンバーは、部長や役員から言われるのと、自組織に直接関係ないプロジェクトのＰＭから言われるのでは、効果が違います。

ですから、上手くいってない調整事項がある場合や、今後、調整が難航しそうな部署などがあった場合は、積極的に、ステアリングコミッティで、部長や役員に対して、事前に当該部署に対して、協力するように、ひとこと言ってもらうだけで、とても協力的になります。

やはり、会社人ですから、自分を評価する上司からの指示なら動きますし、上司が認めた仕事であることが明示されれば、堂々と胸を張って業務にあたれますので、協力的になるのです。